Sanierung vs. Neubau: Kosten-Nutzen-Analyse und Entscheidungskriterien

In dieser Blogreihe geht es um die Vorgehensweise bei der Transformation der Finanzplanung und Budgetierung und die Entscheidung, ob die aktuell genutzte Planungsapplikation angepasst oder neu aufgesetzt werden sollte. Diese Blogreihe ist mit einer Einführung in das Thema und der Vorstellung des Kunden Miltenyi Biotec und dem Wunsch nach Veränderung gestartet. Im zweiten Artikel wurden die Chancen und Risiken sowohl einer Kernsanierung als auch eines Neubaus gegenübergestellt. In diesem Artikel geht es nun darum eine Kosten-Nutzen-Analyse aufzustellen, Entscheidungskriterien zu definieren und es erfolgt eine Risiko- und Chancenanalyse aus unserer, der Beraterperspektive und Miltenyi Biotec, der Kundenperspektive. Im nächsten und letzten Artikel in dieser Reihe gehen wir darauf ein, was prozessbegleitend durchgeführt wurde und wie man anhand der vorher genannten Methoden letztendlich die Entscheidung trifft.

Die Kosten-Nutzen-Analyse

Nun geht es darum die Kosten und den Nutzen einer Kernsanierung bzw. eines Neubaus zu analysieren. Hierfür wurde eine Grafik mit zwei Achsen erstellt. Auf der x-Achse ist der Nutzen bzw. die Zeit aufgeführt und auf der y-Achse die Kosten. Der Zeitraum lässt sich in drei teilen. Am Anfang steht der Projektstart, auf welchen die Implementierungsphase/ die Projektlaufzeit folgt. Die Projektlaufzeit endet mit dem Go-Live, also dem Zeitpunkt, an dem in der Applikation alle neuen Anforderungen umgesetzt wurden und diese in vollem Umfang verwendet werden kann. Nach dem Go-Live, direkt im Anschluss oder erst deutlich später kann es sein, dass die Applikation durch weitere Teilapplikationen erweitert werden soll. Hierbei kann es sich um die unterschiedlichsten Teilapplikationen/ neue Anforderungen handeln, wie bspw. die Erweiterung um eine ESG-Reporting-Lösung, einen Predictive Forecast, eine HR/CAPEX/OPEX-Planung oder IFRS 18. In jedem Fall muss die Applikation nach dem Go-Live gewartet werden. Hierbei kann es sich um die Beseitigung von Bugs handeln oder kleinen Change-Requests. 

Die Kosten und der Nutzen der Applikation verhalten sich im Rahmen der Kernsanierung und des Neubaus unterschiedlich. Bei der Kernsanierung hat man bereits mit dem Projektstart einen Nutzen, da die aktuell verwendete Planung fortgeführt und kontinuierlich verbessert wird. Es wird keine neue Systemlandschaft aufgebaut, wie bei dem Neubau. Auch die Kosten fallen zu Anfang gering aus, da bei einem Neubau die Applikation initial konfiguriert werden muss. Das Datenmodell muss erstellt und die Stammdaten geladen werden. Alle Rechenlogiken und Module müssen neu erstellt werden, während bei der Kernsanierung bereits bestehendes angepasst und erweitert/ gekürzt/ bereinigt wird. Ein Neubau hat in der Regel zum Go-Live einen höheren Nutzen als die Kernsanierung, da alle Anforderungen sauber umgesetzt werden können, was nicht immer bei einer Kernsanierung der Fall ist. Wie der Abbildung 6 zu entnehmen ist gibt es bei der Erweiterung einen Schnittpunkt beider Linien. Beide Herangehensweisen haben den gleichen Nutzen, allerdings übertreffen die Kosten (gem. unserer Beratererfahrung) einer Kernsanierung mit der Erweiterung der Applikation die des Neubaus, da wir bei der Kernsanierung in diesem Fall weiterhin mit einem nicht optimalen Datenmodell und einer stark individualisierten Applikation arbeiten. Durch den Neuaufsatz des Datenmodells, der Einführung von Standards und den Erhalt einer aufgeräumten Applikation können Teilprojekte schneller und somit kosteneffizienter umgesetzt werden. Der Total Cost of Ownership (TCO) ist auf lange Sicht in diesem Fall bei einem Neubau geringer als bei einer Kernsanierung. Nun hat unsere Live-Umfrage ergeben, dass die Kosten für viele eine untergefügte Rolle spielt, siehe Abbildung 8. Doch welche Entscheidungskriterien gibt es und wie wichtig sind diese für das eigene Unternehmen? Darauf wollen wir als nächstes eingehen.

Entscheidungskriterien: Kernsanierung vs. Neubau

Neben den Kosten und dem Nutzen sind weitere Kriterien der Time-to-Value, wie flexibel auf neue Anforderungen reagiert werden kann, das Change-Management, die Performancesteigerung und die Zukunftsfähigkeit/ die AI-Readiness. Diese Kriterien werden nun kundenunabhängig erläutert.

Der Time-to-Value besagt, wie lange es dauert, bis ein Mehrwert generiert wird. Dieser ist bei dem Neubau erst mit dem Go-Live gegeben, während er bei der Kernsanierung graduell erfolgt. Wie zeitlich flexibel gehandelt werden kann liegt nicht immer in den eigenen Händen. Entscheidungen können auch bspw. durch rechtliche Vorschriften diktiert werden.

Mit einer neuen Applikation soll auch eine erhöhte Flexibilität einher gehen.  Eine erhöhte Flexibilität zukünftiger Erweiterungen, aber auch eine erhöhte Planungsflexibilität, die Möglichkeit schnell auf sich verändernde Märkte reagieren zu können. Wie simpel ist es eine Worst- und Best-Case-Analyse zu erstellen? Wie schnell kann der Planer auf Trumps Zollerhöhung reagieren oder auf einen Markt, welcher sich in einer schweren Wirtschaftskrise befindet und eine starke Inflation hat, wie heutzutage Argentinien?

Auch das Change-Management darf nicht außer Acht gelassen werden. Hierbei spielt auch die Unternehmenskultur eine Rolle. Werden Veränderungen positiv aufgenommen oder negativ? Es ist entscheidend den Fachbereich einzubinden, um die Anwender auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. Außerdem kann es sein, dass das System schwer zu warten ist, aber die Endanwender und Manager mit der Funktionalität der Applikation grundsätzlich zufrieden sind. Genau so kann es vorkommen, dass die aktuelle Applikation Fehler aufwirft oder automatische Berechnungen nur schwer nachvollzogen werden können, was zur Unzufriedenheit und erschwerter Arbeit beitragen kann. 

Fraglich ist, wie sich die neuen Anforderungen auf die Performance auswirken. Kann ein angepasstes Datenmodell zu einer Performancesteigerung beitragen oder tragen die neuen Anforderungen zu einer höheren Rechenarbeit bei? 

Wie aus der Live-Umfrage ersichtlich sagen 17 von 20 Teilnehmern, dass die Zukunftsfähigkeit das wichtigste Kriterium für die Entscheidung einer Kernsanierung oder eines Neubaus ist. Die hohe Priorisierung hebt sich vom Rest der Kriterien deutlich ab. Neben der Zukunftsfähigkeit geben ca. die Hälfte als eine der drei wichtigsten Kriterien die flexible Reaktion auf neue Anforderungen, den Nutzen und die Performance an. Miltenyi Biotec hat gezielt die Möglichkeit erkannt durch die neuen Anforderungen aus dem Management laufende Prozesse zu überdenken. Sie haben durchschaut, dass es sich um die Chance handelt Innovationspotentiale auszuschöpfen, indem sie das Datenmodell neu aufsetzen und die Architektur und den Planungsprozess so gestalten, dass zukünftig eine Konsolidierung, ein predictive Forecast oder eine HR-Planung hinzugefügt werden kann. Zum Teil wissen sie bereits heute, was sie in ein paar Monaten/ wenigen Jahren erwartet und lassen den Raum für diese Anpassungen, allerdings ist nicht alles vorhersehbar. Durch das fokussierte Arbeiten mit CCH® Tagetik Standards, ein sauberes Aufsetzen und Pflegen der Applikation setzen sie das Fundament für die Integration von Künstlicher Intelligenz und weiteren Teilapplikationen.

Risiko- & Chancenanalyse – Selbst- vs. Fremdbild

Im Rahmen eines Workshops haben wir eine Risiko- & Chancenanalyse vorbereitet. Hierbei geht es darum bestimmte Kriterien anhand der vorher identifizierten Chancen und Risiken einer Kernsanierung bzw. eines Neubaus zu evaluieren. In der Abbildung 9 ist das Ergebnis sowohl von uns als Beratungsunternehmen als auch von Miltenyi aus Sicht des Kunden zu entnehmen. Durch die unterschiedlichen Sichtweisen (Implementierungspartner vs. Nutzer) auf die Applikation wurden die Kriterien verschieden bewertet. Interessant ist hier zum Beispiel die Transparenz der Datenherkunft, da der Entwickler tiefer unter die Motorhaube blickt und Datenflüsse besser nachvollziehen kann oder die Nutzerzufriedenheit, die der Nutzer logischerweise durch den direkten Kontakt mit den Planern besser bewerten kann.

Fazit und Ausblick

Die Kosten-Nutzen-Analyse zeigt, dass ein Neubau initial höhere Kosten und keinen Nutzen hat, während die Kernsanierung gleich zu Anfang einen Nutzen hat und niedrige Kosten, doch bereits kurze Zeit nach dem Go-Live und insbesondere bei der Umsetzung neuer Teilapplikationen und bei Wartungstätigkeiten dreht sich der Spieß um und die Kosten sind auf lange Sicht beim Neubau geringer und auch der Nutzen ist höher. Neben der Kosten-Nutzen-Analyse wurden weitere Entscheidungskriterien genannt und eine Risiko- & Chancenanalyse aus Sicht des Beraters und des Kunden. Hier ist auffällig, dass je nachdem welche Brille aufgesetzt wird die Risiken und Chancen unterschiedlich bewertet werden. 

Im nächsten und letzten Artikel dieser Blogreihe wird das Fazit gezogen: Wann ist eine Kernsanierung und wann ein Neubau die richtige Wahl? Kann pauschalisiert werden oder muss jedes Unternehmen eigenständig geprüft werden?

Lesen Sie auch:

Teil 1: Systeme am Wendepunkt: Fortschritt neuer Applikationen

Teil 2: Sanierung vs. Neubau: Chancen und Risiken systematischer Erneuerung

Teil 4: Sanierung vs. Neubau: Ein Leitfaden zur richtigen Entscheidung