Sanierung vs. Neubau: Chancen & Risiken systematischer Erneuerung

Die Frage, ob ein bestehendes System grundlegend erneuert oder vollständig ersetzt werden soll, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Eine Kernsanierung bietet auf den ersten Blick eine pragmatische Lösung: Man behält bewährte Strukturen, reduziert Risiken und schöpft gleichzeitig neue Potenziale aus. Doch wie sieht es im Detail aus, wenn man den aktuellen Systemzustand analysiert? Am Beispiel von Miltenyi Biotec wollen wir die Chancen und Risiken einer Kernsanierung von CCH Tagetik im Detail beleuchten. Dabei wird schnell klar: Was einerseits funktional und passgenau wirkt, kann auf der anderen Seite schwer wartbar und intransparent sein.

Die aktuelle Situation: Neue Anforderungen für ein komplexes, stark individualisiertes System

Für die Anpassung der strategischen Finanzplanung soll ein Wechsel vom Gesamt- zum Umsatzkostenverfahren erfolgen. Außerdem sollen die Logiken nach Business-Segmenten abgeleitet und geplant werden. Das sind grundlegende Änderungen, die Auswirkungen auf die gesamte Planung und somit auch auf die Applikation haben. Dabei muss beachtet werden, dass das derzeitige CCH Tagetik-System bei Miltenyi über die Jahre hinweg stark gewachsen und individualisiert worden ist. Dies hat dazu geführt, dass es einerseits sämtliche Anwendungsfälle abdeckt, andererseits jedoch eine erhebliche Komplexität aufweist. Schauen wir uns das gemeinsam am Beispiel der Belegung der Dimensionen an.

Dimensionen

• Von insgesamt fünf Custom Dimensions werden drei aktiv genutzt
• Diese drei Dimensionen sind doppelt/dreifach belegt (z. B. Kostenstellen und Marktregionen)
• Die Produktdimension umfasst ca. 19.000 Produkte

Individualisierung

• Das System ist maßgeschneidert, was sicherstellt, dass alle Use Cases bedient werden können
• Diese Individualisierung bringt jedoch komplexe Berechnungslogiken und aufwendige Datenintegration mit sich
• Anpassungen haben fast immer Folgeeffekte auf Usability, Berechnungen und Eingabemasken

Unabhängig von wo man kommt, ist die zentrale Frage für eine erfolgreiche Planung immer die gleiche: Was benötige ich auf der Managementebene um steuerungsrelevante Entscheidungen treffen zu können? Das sollte man immer im Hinterkopf behalten, wenn über einen Umbau oder den Kauf einer neuen Planungssoftware nachgedacht wird.

Wie trifft man die Entscheidung, ob die Applikation umgebaut oder neu aufgesetzt werden soll? Woran macht man das fest? Nachdem der ISTZustand analysiert wurde, werden die Chancen und Risiken einer Kernsanierung bzw. eines Neubaus erarbeitet. Im ersten Artikel der Blogreihe können Sie sich einen Überblick des gesamten Ablaufs des Entscheidungsprozesses verschaffen.

Die Risiken einer Sanierung

Die obige Analyse zeigt: Eine Kernsanierung muss diese Schwächen adressieren, andernfalls bleibt die Komplexität bestehen.

• Komplexität bleibt ein Grundproblem: Selbst mit Optimierungen ist ein hochgradig individualisiertes System schwer wartbar
• Intransparenz: Solange Berechnungen tief in der Logik verankert sind, bleibt das Risiko von Fehlern bestehen
• Es gibt historisch gewachsene Bausteine, die nicht mehr gebraucht werden, welche die Wartung und Anpassungen erschweren
• CCH Tagetik-Standards werden nicht konsequent genutzt, Best Practices werden bislang nicht umfassend angewendet. Das mindert die Stabilität und Transparenz

Die Chancen einer Sanierung

Es gibt jedoch auch positive Aspekte, die nicht übersehen werden dürfen:

• Abdeckung aller Use Cases: Das System erfüllt die Anforderungen, die ursprünglich definiert wurden
• Anwender kennen die Strukturen und sind mit den Prozessen vertraut
• Die Applikation kann während der Sanierung weiterhin genutzt werden. Dadurch ist man weniger stark auf harte Deadlines angewiesen. Die neuen Plandaten können mit historischen verglichen werden

Diese Stärken machen eine Kernsanierung insbesondere dann attraktiv, wenn kurzfristige Stabilität wichtiger ist als langfristige Innovation.

Risiken eines Neubaus

Kommen wir nun zu den Risiken eines Neubaus: 

• Bei der Kernsanierung wird an einem bereits bestehenden System anund umgebaut, während bei einem Neusatz eine neue, leere Applikation initial aufgesetzt und konfiguriert werden muss
• Eine Veränderung führt nicht nur zu einer Veränderung im Backend, sondern auch im Frontend und somit für die Administratoren und Endanwender. Die Anforderungen müssen mit dem Fachbereich diskutiert und ausgearbeitet, Endanwender müssen geschult werden

Chancen eines Neuaufbaus

Diese Risiken werden in Kauf genommen, um am Projektende eine Applikation zu haben mit der das Unternehmen strategisch gesteuert werden kann. Es ergeben sich folgende Chancen durch einen Neubau:

• Eine neue Applikation soll skalierbar sein. Teilapplikationen (Konsolidierung, ESG-Reporting, HR-Planung etc.), welche bereits in Planung sind oder nicht, können aufgesetzt und Anpassungen schnell umgesetzt werden
• Das Datenmodell muss den neuen Anforderungen gerecht werden. Es gibt initial keine Altlasten.
• Es muss hinterfragt werden, was tatsächlich für eine Unternehmenssteuerung relevant ist, um bspw. Mirkomanagement zu vermeiden.
• Eine KI fordert saubere Daten auf einer nicht zu detaillierten Granularität der letzten 3-5 Jahre. Für die Konsolidierung muss darauf geachtet werden welche Dimensionen im Financial Workspace wie belegt werden
• Durch die Anwendung von CCH Tagetik Standards und Vermeidung komplexer Rechenlogiken kann der Wartungsaufwand verringert werden. Auch die Bereinigung irrelevanter Stammdaten oder Logiken führt zu einem geringeren Wartungsaufwand. Ein wichtiges Beispiel ist die Integration von Verteilungen durch das Allokations-Modul
• Im Beispiel von Miltenyi erlaubt die Auslagerung der Materialien der Produktdimension in den Analytical Information Hub eine Detailplanung dieser ohne Performanceeinbußen im Financial Workspace in Kauf nehmen zu müssen. Miltenyi hat die schwierige Anforderung, dass monatlich ca. 2.000 Produkte neue Produkte gibt. Das sind kurzlebige Produkte, welche das Datenmodell aufblähen. Durch den Übertrag in den Analytical Information Hub bleibt das Dimensionsvolumen im Financial Workspace langfristig konstant, was sich positiv auf die Perfomance äußert

Wir greifen demnach das Beispiel des Designs des Dimensionsmodells erneut auf. Es handelt sich hierbei um erste Überlegungen und noch keine finale Version. Das Datenmodell kann so belegt werden, dass alle fünf Custom Dimensions verwendet werden. Doppelbelegungen sind durch die neuen Anforderungen nicht zu vermeiden und auch üblich in CCH Tagetik. Es muss darauf geachtet werden, dass die Planungsebenen einer Dimension keine Abhängigkeiten untereinander aufweisen. Die Materialebene der Produkte wird für die Detailanalyse in den AIH verlagert und auf aggregierter Ebene im Financial Workspace planbar sein. Somit haben wir weder einen Informationsverlust noch Performanceeinbußen im Financial Workspace.

Zielbild einer optimierten Applikation

Warum also den Aufwand einer Sanierung oder eines Neubaus in Kauf nehmen? Weil sich durch eine aufgeräumte und rationalisierte Applikation entscheidende Vorteile ergeben:

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt und jede Berechnung ist transparent
• Skalierbarkeit: Neue Anforderungen wie das Hinzufügen einer Konsolidierung oder zusätzliche Berichtsdimensionen können leichter integriert werden
• Geringerer Wartungsaufwand durch Standardisierungen und die Entfernung nicht genutzter Komponenten
• Performance-Steigerung: Eine bessere Nutzung der StandardFunktionalitäten im Financial Workspace und ein gezielter Einsatz des Analytical Information Hubs

Fazit und Ausblick: 

Eine Kernsanierung des bestehenden CCH Tagetik-Systems bei Miltenyi bedeutet, Altlasten zu reduzieren und Prozesse transparenter zu gestalten, ohne das Rad neu zu erfinden. Die Risiken liegen klar auf der Hand – vor allem in Bezug auf Komplexität, Wartbarkeit und Change-Aufwand. Doch es ergeben sich auch Chancen: bereits für die Bedürfnisse explizit entwickelte Berechnungslogiken bleiben bestehen, der Nutzer kennt die Systemlandschaft und die zeitliche Bindung an eine Weiterentwicklung ist weniger akut. Beim Neubau hingegen ist der initiale Aufwand riesig. Die neue Applikation kann erst bei Fertigstellung genutzt werden, während man die nicht weiterentwickelte Altapplikation verwendet. Ein sauberes, aufgeräumtes Datenmodell bildet allerdings das Fundament für die Zukunft: weitere Teilapplikationen können mit geringerem Aufwand umgesetzt werden und neue Entwicklungen / Funktionalitäten, wie der Analytical Information Hub können verwendet werden. Im nächsten Artikel dieser Serie erfolgt eine Kosten-Nutzen-Analyse. Ergänzend dazu werden Kriterien genannt, die eine Entscheidung erleichtern.