Wie Ihr Unternehmen von Excel-Alternativen profitieren kann

Immer mehr CFOs verlassen sich heute auf FP&A-Mitarbeiter, um Prognosen, Planungen und Budgetierungen zu beschleunigen. Das Finanzwesen durchläuft Zeiten des Wandels, doch in vielen Unternehmen sind die FP&A-Mitarbeiter und Finanzmanager immer noch von Excel abhängig. Excel war jahrelang ein treuer Assistent, aber es gibt schnellere und weniger fehleranfällige Alternativen. Deshalb denken Finanzverantwortliche immer mehr über einen Wechsel zu einem Tool nach, mit dem sie strategischer vorgehen und sich wiederholende Aufgaben automatisieren können. Der folgende Artikel stellt Alternativen zu Microsoft Excel vor, um genau diese Themen anzugehen.

Einführung: Warum macht ein Blick auf die Excel-Alternativen Sinn?

Wir alle lieben Excel, aber irgendwann wächst es uns über den Kopf. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch dessen Komplexität, was zu einem Bedarf an moderneren Tools führt.

Die Grenzen von Excel in der modernen Unternehmensplanung

Excel ist ein gutes Werkzeug für Einzelpersonen. In einer Umgebung mit mehreren Benutzern kann es jedoch schwierig und mühsam werden, Prognose-/Budgetvorlagen zu erstellen, sie gemeinsam zu nutzen, Daten zu sammeln, in eine zentrale Datenbank zu übertragen und für die Berichterstattung zu verwenden. Dieser Prozess kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, insbesondere wenn er manuell durchgeführt wird. Wenn Sie denselben Prozess monatlich oder wöchentlich durchführen müssen, ist Excel möglicherweise nicht die beste Option.

Ein weiteres Problem mit Excel ist, dass es schwierig sein kann, Ist-Daten aus verschiedenen Systemen zu erhalten, um die ersten Monate des Jahres automatisch zu füllen. Diese Aufgabe erfordert eine manuelle Dateneingabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt und ebenfalls schnell zu Fehlern führen kann.

Obwohl Excel seit vielen Jahren ein beliebtes Programm für Unternehmen ist, ist es daher in der heutigen schnelllebigen und vernetzten Arbeitsumgebung möglicherweise nicht mehr die beste Wahl. Excel-Alternativen bieten bessere Möglichkeiten der visuellen Darstellung und Analyse, was sie zu einer attraktiveren Option macht. Dennoch ist Excel in bestimmten Situationen immer noch ein nützliches Werkzeug.

Der wachsende Bedarf an fortschrittlichen Planungs-, Budgetierungs- und Prognosetools

Die Realität ist: neuere Technologien übertreffen Excel, und einige Alternativen bieten fortschrittliche Funktionen, die besser auf die Anforderungen moderner Unternehmen abgestimmt sind.

Laut einer MIT-Studie werden beispielsweise nur 20 % der analytischen Erkenntnisse bis 2024 zu Geschäftsergebnissen führen. Solche Statistiken zeigen, wie wichtig es ist, die Planungs-, Budgetierungs- und Prognosetools zu verfeinern und Daten effektiv zu nutzen, um fundierte Geschäftsstrategien zu entwickeln.

Moderne Alternativen zu Excel verfügen über verschiedene Funktionen, wie z. B. Echtzeit-Updates, nahtlose Zusammenarbeit, anspruchsvolle Visualisierungen und automatisierte Workflows. Diese Funktionen steigern nicht nur die Effizienz, sondern verringern auch das Fehlerrisiko. Vorbei sind die Zeiten, in denen Excel die einzige Möglichkeit zur Datenverwaltung und -analyse war. Die neu verfügbaren Tools bieten eine Umgebung, in der Effizienz steigt und die Fehlerquote sinkt.

Es ist Zeit für eine (Excel)Veränderung

Ihr Unternehmen ist vielleicht hin- und hergerissen zwischen dem Festhalten an traditionellen Excel-Tabellen und der Erkundung neuer Tools für Planung, Budgetierung und Prognosen. Aber woher wissen Sie, wann es an der Zeit ist, Excel hinter sich zu lassen? 

3 Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen Excel-Alternativen in Betracht ziehen sollte

• Erhöhte menschliche Fehler: Excel hat Unternehmen seit seinen Anfängen gute Dienste geleistet. Da jedoch die Geschäftsabläufe mit großen Datensätzen immer komplexer werden, führen menschliche Fehler zu einem Anstieg der Ungenauigkeiten.
• Hürden bei der Zusammenarbeit: Die Möglichkeiten von Excel für die Zusammenarbeit sind nach wie vor begrenzt. Die Aufrechterhaltung der Versionskontrolle ist eine große Herausforderung für Teams, die gleichzeitig an verschiedenen Abschnitten einer Excel-Tabelle arbeiten.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Excel stößt an seine Grenzen, wenn Unternehmen expandieren und die Datensätze exponentiell wachsen. Ihr Unternehmen muss möglicherweise versuchen, riesige Datenmengen in die Zeilen und Spalten unterzubringen, was zu weiteren Fehlern und Missverständnissen führt.

Wenn Ihr Unternehmen eines oder alle diese Anzeichen feststellt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, Alternativen zu Excel für die Datenanalyse in Betracht zu ziehen.

9 Vorteile zu einer Excel Alternative upzugraden

Die Entscheidung, ein weit verbreitetes Tool wie Microsoft Excel zu ersetzen, sollte natürlich wohl überlegt sein. Wir haben uns so sehr an die Benutzeroberfläche und die Funktionen gewöhnt, dass uns Aufgaben wie Zeitplanung, Diagrammerstellung und Datenbankpflege fast instinktiv gelingt. Es geht hier auch nicht darum, diese Routine komplett zu ändern, sondern sie mit zusätzlichen Ressourcen zu erweitern.

• Verbesserte Möglichkeiten der Zusammenarbeit: Die meisten modernen Tools bieten fortschrittliche Funktionen für die Zusammenarbeit, die es den Teammitgliedern ermöglichen, gleichzeitig zu arbeiten, ohne die Arbeit der anderen zu beeinträchtigen.
• Erhöhter Grad an Automatisierung: Neue Lösungen bieten automatisierte Funktionen, die den Zeitaufwand für die Dateneingabe und sich wiederholende Aufgaben erheblich reduzieren. Dies führt zu einer verbesserten Produktivität in verschiedenen Geschäftsbereichen.
• Echtzeit Aktualisierung: Speicherung der Daten in einer zentralen Datenbank, und alle Änderungen werden vollständig protokolliert (d.h. es ist nachvollziehbar, welcher Benutzer welche Änderungen vorgenommen hat).
• Möglichkeiten zur Datenvisualisierung: Ermöglicht Unternehmen eine ansprechendere Darstellung von Daten und unterstützt so effektive Entscheidungsprozesse.
• Verbessertes UX: Dank der Einfachheit und des intuitiven Designs sind diese Alternativen auch ohne Vorkenntnisse oder Erfahrung in der Verwendung von Tabellenkalkulationen leicht zu bedienen.
• Integrationsfähigkeit: Die Alternative muss sich reibungslos in bestehende Systeme oder Software innerhalb des IT-Ökosystems Ihres Unternehmens integrieren lassen und kann so einen erheblichen Mehrwert bieten.
• Erweitertes Reporting: Die Innovation bietet hervorragende Möglichkeiten der Datenvisualisierung für eine schnellere Interpretation und Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Berichten.
• Skalierbarkeit: Eine ausbaufähige Lösung, die mit den zukünftigen Expansionsplänen Ihres Unternehmens mitwächst, ist von großem Vorteil.
• Erhöhte Sicherheit: Robuste Sicherheitsfunktionen schützen wichtige Finanzinformationen und sensible Geschäftsdaten.

Die Umstellung auf fortschrittliche Planungslösungen ist für Unternehmen jeder Größenordnung rentabel. Die folgenden Vorteile verdeutlichen, warum.

Wie alternative Lösungen Ihre Geschäftsprognose verbessern können

Es lohnt sich, eine Excel-Alternative in Betracht zuziehen, wenn es sich um Planungs-, Budgetierungs- oder Prognosemodelle handelt, die mehrere Personen zur Aktualisierung verschiedener Teile des Modells erfordern.

Risikominimierung ist im geschäftlichen Kontext von entscheidender Bedeutung - sie ist der Ort, an dem genaue Prognosen erstellt werden. Mit einem effizienten Excel-Ersatz wird das Importieren und Verwalten großer Datensätze, das Analysieren von Trends und das Aufspüren von Anomalien einfacher. Tools mit integrierten KI-Kapazitäten sind sogar in der Lage, prädiktive Analysen auf der Grundlage historischer Datenmuster zu erstellen - eine wichtige Funktion, die Excel fehlt - und so die Genauigkeit zu verbessern.

Excel-Alternativen haben die Erstellung von Berichten revolutioniert, indem sie die manuelle Dateneingabe und das Kopieren und Einfügen von Daten überflüssig gemacht haben - eine oft mühsame und zeitraubende Aufgabe, die Finanzleute nicht gerne jeden Monat erledigen. Durch den Einsatz dieser Alternativen können Finanzteams wertvolle Zeit und Mühe sparen, die für strategischere Initiativen genutzt werden können. Mit diesen Tools ist die Erstellung von Berichten jetzt effizienter und genauer als je zuvor.

Und wenn man bedenkt, dass die Mitarbeiter 60 % bis 80 % ihrer Zeit mit der bloßen Suche nach Daten verbringen - ein erheblicher Produktivitätsverlust -, dann sind die Organisationsfunktionen der modernen Tools für ein effizientes Datenmanagement von Vorteil. Sie können sich den Luxus leisten, mehr Zeit mit der Interpretation von Erkenntnissen zu verbringen, als sich durch Datenberge zu wühlen!